Begeisterung statt Frust

Wie Software Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität erhöhen kann

Larissa Fischer ist Innendienstmitarbeiterin im Kundendienst. Nach jedem Gespräch trägt sie die Informationen zum Kunden in das Kundenmanagementsystem ein. Sie erhält keine Rückmeldung, ob diese Einträge den Kollegen im Außendienst helfen und vollständig genug sind. Mit der Zeit trägt Sie nur noch das Nötigste ein. Sie ist sich nicht sicher, ob ihre Arbeit wirklich einen Sinn ergibt und fühlt sich nicht wertgeschätzt.

Gleiche Person, andere Software:

Larissa Fischer erhält einen Kundenanruf wegen einer Reklamation. Sie trägt die Informationen zum Anruf in das CRM ein. Am Nachmittag bekommt Sie über das System eine Rückmeldung von Matthias Stein, einem der Außendienstmitarbeiter. Ihm hat die Information zum Kunden sehr geholfen und er bedankt sich, bei ihr. Sie ist zufrieden und fühlt sich bestätigt, dass sie mit ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zum Firmenerfolg leistet. Mit der Zeit kann Sie durch die Rückmeldungen des Außendienstes immer bessere Einträge erstellen, da sie ein sehr gutes Verständnis hat, welche Informationen für die Kollegen von Relevanz sind.

Konzept Feedback zu CRM-Einträgen

Kann also Software beitragen Mitarbeiter zufriedener und produktiver zu machen?
Ja – mit den richtigen Methoden und Werkzeugen!

Mehr als nur Usability
Bisher wurde bei der Softwareentwicklung vor allem darauf geachtet, dass die Nutzung der Software für den Nutzer nicht frustrierend ist, also eine gute Usability besteht. Dies ist allerdings lediglich ein Hygienefaktor, dessen Erfüllung zwar dafür sorgt, dass der Nutzer keine negativen Emotionen hat, es jedoch nicht schafft, positive Emotionen zu schaffen oder den Anwender bei seiner Arbeit zu motivieren. Das Schaffen positiver Erlebnisse bei der Benutzung von Software ist die Aufgabe des User Experience Designs. Dazu werden Erkenntnisse aus der Positiven Psychologie herangezogen, welche sich damit beschäftigt, wie das menschliche Wohlbefinden gesteigert werden kann.
Während bei Software für den Freizeitbereich User Experience bereits eine wichtige Rolle spielt, wurde User Experience im Businesskontext bisher noch stiefmütterlich behandelt. Dabei ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter nicht nur etwas für Philanthropen. Positive Erlebnisse und Emotionen auf der Arbeit haben auch für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Vorteil.
Positive User Experience: Ein Gewinn für Mitarbeiter und Betrieb
Studien aus der Positiven Psychologie zeigen, dass positive Emotionen mehr positive Konsequenzen nach sich ziehen, als einfach nur das aktuelle Wohlbefinden. So erweitern positive Emotionen das wahrgenommene Handlungs-Repertoire. Ein Mensch mit positiven Emotionen ist also flexibler in seinem Denken und Handeln. Gerade in der heutigen Zeit, in der es auf die Innovationsfähigkeit der Firmen ankommt, ist dieses flexible Mindset essentiell. Oder mit anderen Worten: ein gestresster und ängstlicher Mitarbeiter wird keine Innovationen hervorbringen.
Daneben führt eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter zu einer höheren Produktivität. Ein weiterer Vorteil positiver Emotionen bei der Arbeit ist, dass diese die Widerstandfähigkeit der Mitarbeiter erhöht, welche für eine bessere Gesundheit sorgt.

Emotionen bei der Nutzung methodisch geschaffen
Nun stellt sich die Frage, wie positive Erlebnisse mittels Software geschaffen werden können. Mit dieser Aufgabenstellung hat SIC! innerhalb des Forschungsprojektes Design4Xperience in den letzten drei Jahren intensiv beschäftigt. Zusammen mit unseren Partnern aus der Forschung haben wir neue Methoden und Werkzeuge entwickelt, um die User Experience innerhalb von betrieblicher Software zu optimieren.

Eines dieser Werkzeuge sind die Erlebniskategorien. Diese beschreiben typische Erlebnis-Situationen, in welchen positive Emotionen auftreten. Um diese Situationen zu ermitteln, wurden im Rahmen einer Studie Personen zu positiven Erlebnissen während ihrer Arbeit befragt. Die ermittelten Erlebnisse wurden in 17 Erlebniskategorien eingeteilt.

Zusätzlich wurde untersucht, welche Randbedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Erlebnis positive Emotionen nach sich zieht. Im vorangegangenen Beispiel hat die Innendienstmitarbeiterin eine positive Rückmeldung zu ihrer Arbeit und Wertschätzung erfahren. Dies führte bei ihr zu einem positiven Erlebnis. Die angewendeten Erlebniskategorien sind hier „Feedback erhalten“ und „Wertschätzung“. Durch intelligente Konzeption der Software können diese Erlebniskategorien in die Software integriert werden, dieses wiederum führt zu positiven Erlebnissen bei der Interaktion mit der Software. Zusätzlich können wünschenswerte Verhaltensweisen auf diese Art gefördert werden. War vorher in unserem Beispiel die Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst quasi nicht existent, wurde diese mit der neuen Lösung ermöglicht und bestärkt.

Fazit
Durch geschickte Konzeption der Software wird es ermöglicht bestimmte Erlebnisse während der Softwarenutzung zu haben, durch welche positive Emotionen ausgelöst werden. Durch eine positive User Experience werden die Mitarbeiter motiviert und die Akzeptanz für die Software steigt. Zusätzlich können wünschenswerte Verhaltensweisen bestärkt werden.

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